Czy za pomocą monitoringu można rozliczać czas pracy pracowników?
Problematyka rozliczania czasu pracy za pomocą nowoczesnych technologii budzi kontrowersje, ale w niektórych sytuacjach może być stosowana. Obowiązujące od 25 maja 2018 r. przepisy RODO nie odnoszą się wprost do monitoringu w kontekście zatrudnienia. Ustawodawca unijny pozwolił jednak państwom członkowskim na wprowadzenie bardziej szczegółowych przepisów mających zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, z czego polski ustawodawca skorzystał. Przetwarzanie w kontekście zatrudnienia jest przedmiotem regulacji art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO. Komentowany przepis jest rodzajem upoważnienia do przyjęcia konkretnych rozwiązań np. w Kodeksie pracy bądź innych właściwych przepisach prawa pracy państw członkowskich. Kodeks pracy może więc określać zasady w powyższym zakresie, które odnoszą się do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy.
Monitoring wizyjny
Jak się wydaje, nowe przepisy wprowadzone do Kodeksu pracy razem z nowelizacją ustawy o ochronie danych osobowych (nowe art. 222-3 Kp) realizują cel RODO. Po pierwsze po latach stosowania w zakładach monitoringu wizyjnego w Kodeksie pracy pojawia się od lat wyczekiwany przepis. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia czy kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Ustawodawca zakazuje jednak stosowania monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Ewentualnie będzie to dopuszczalne, gdy celem byłoby bezpieczeństwo bądź ochrona mienia.
Choć nowe regulacje stanowią krok na przód ponieważ do tej pory pracownicy byli monitorowani ale nie na mocy przepisów Kodeksu pracy, co budziło szereg wątpliwości, to na pytanie czy nagrania z monitoringu wizyjnego mogą być podstawą rozliczania czasu pracy należy odpowiedzieć zdecydowanie negatywnie. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (dłużej gdy nagrany obraz stanowi dowód w postępowaniu). Jak z wyżej cytowanego przepisu wynika, wyłącznym powodem stosowania monitoringu wizyjnego jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Co za tym idzie, przepis należy interpretować dokładnie i nie wolno rozszerzać zakresu stosowania monitoringu w regulaminach pracy czy układzie zbiorowym na ewidencjonowanie czasu pracy pracownika, na monitorowanie jego stanowiska pracy w tym celu.
Monitoring poczty elektronicznej
Do Kodeksu pracy wprowadzony został jednak jeszcze jeden przepis, o innych rodzajach monitoringu, które mogą być wykorzystywane do ewidencjonowania czasu pracy. Jednym z nich jest monitoring maili. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może zgodnie z nowymi przepisami wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Co prawda monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Powstaje więc oczywiście pytanie o techniczny sposób pomiaru czasu pracy pracownika poświęcony na pracę przy wykorzystaniu treści służbowej poczty pracownika, jej odróżniania od poczty prywatnej itp., jednak ustawodawca dopuścił taką możliwość. Inaczej mówiąc – dla celu jakim jest pełne wykorzystanie czasu pracy można stosować kontrolę poczty służbowej pracownika.
Monitoring GPS
W praktyce często stosowany jest monitoring GPS pojazdów, którymi poruszają się pracownicy np. zawodowi kierowcy. Powstaje więc praktyczne pytanie o stosowanie monitoringu GPS do rozliczania czasu pracy. Otóż o ile monitoring wizyjny nie pozwala na ewidencję czasu pracy, to monitoring GPS będzie mieścił się w tzw. „innych formach monitoringu”, które mają zastosowanie, gdy zachodzą przesłanki zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 223 § 4 w związku z art. 223 § 1 Kodeksu pracy w wersji wprowadzonej art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych). Przez monitorowanie pracy np. kierowcy tira za pośrednictwem GPS można dokonywać kontroli czasu pracy tego kierowcy.
Jak poinformować pracowników o prowadzonym monitoringu?
Na koniec warto podkreślić, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w tym GPS ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Jeśli chodzi o nowych pracowników to muszą oni być poinformowani przed dopuszczeniem do pracy, a informacja ma być pisemna. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Najczęściej wystarczające będzie oznaczenie pomieszczenia bądź monitorowanego terenu dostępnymi w sprzedaży tabliczkami z napisem „teren monitorowany” czy zawierającymi oznaczenie kamery.
Więcej na ten temat możecie się Państwo dowiedzieć na naszym szkoleniu: link
Zapraszam - dr Ewa Podgórska-Rakiel, http://rakiel.com.pl/
