Rodo w kadrach | Polska Platforma Szkoleniowa

Szkolenie rodo w hr

Managerowie i kierownicy Działów HR muszą sprostać szeregowi nowych wymagań prawnych związanych z prowadzeniem dokumentacji i przetwarzaniem danych kadrowych. Z jednej strony bardzo istotne wymagania w zakresie wykorzystywania danych osobowych w obszarze HR wprowadziły przepisy RODO. Wymagania RODO skupiają się na zapewnieniu praw przysługujących kandydatom do pracy, pracownikom, współpracownikom, pracownikom tymczasowym, których dane osobowe przetwarza pracodawca. Prawa te dotyczą zarówno zapewnienia bezpieczeństwa ich danych osobowych jak i szeregu uprawnień informacyjnych i kontrolnych, z których powinni mieć możliwość skorzystać w określonych sytuacjach (np. prawo dostępu do danych, w tym żądanie ich kopii, prawo żądania usunięcia danych mające szczególne zastosowanie wobec kandydatów do pracy). Jednak specyfika przetwarzania danych w obszarze HR powoduje, że konkretne uprawnienia będą przysługiwały tylko w wybranych przypadkach, o których Działy HR powinny wiedzieć.

Z drugiej strony 1 stycznia 2019 r. uległy zmianie zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej, a także pojawiły się nowe wymogi prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji HR w postaci elektronicznej. Wskazane wymagania wobec pracodawców mają jednak wiele elementów wspólnych, dzięki czemu możliwe jest ich jednolite wdrożenie. Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nawiązuje do wymagań w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji przechowywanej w sposób tradycyjny jak również elektronicznej do wymagań stawianych przez RODO. Tym samym właściwe wdrożenie wymagań RODO w obszarze HR daje również możliwość wykazania spełnienia wymogów Rozporządzenia MRPiPS dotyczących bezpiecznego przetwarzania dokumentacji pracowniczej. Z drugiej jednak strony pojawiają się dodatkowe wymogi wobec systemów kadrowych oraz dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej – dotyczą one w szczególności wymaganych formatów danych, a także sposobu ich znakowania za pomocą metadanych oraz uwierzytelniania zgodności z oryginałem za pomocą podpisu elektronicznego lub elektronicznej pieczęci.

METODYKA prowadzenia zajęć – szkolenie zostanie podzielone na dwie zasadnicze części.

Część pierwsza posłuży omówieniu wymagań RODO, które mają kluczowe znaczenie dla zgodnego z prawem przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych w dziale HR.

Część druga zostanie poświęcona omówieniu zmian wynikających z nowego Rozporządzenia MRPiPS z 1 stycznia 2019 roku w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym nowych zasadach prowadzenia akt osobowych, czasu przechowywania dokumentacji kadrowej, wymagań stawianych wobec systemów kadrowych – w zakresie bezpieczeństwa oraz wymaganych formatów danych i sposobów uwierzytelniania poprawności danych.

Szkolenie poprowadzi mec. Jakub Wezgraj, wieloletni ekspert prawny w zakresie ochrony danych osobowych, znany z prowadzenia szkoleń w sposób bardzo obrazowy i oparty na wielu ćwiczeniach oraz praktycznych przykładach.

CZĘŚĆ I – RODO I JEGO ZASTOSOWANIE W OBSZARZE HR

Unijne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) – w jakim zakresie dotyczy obszaru HR?
Pracodawca jako administrator danych kadrowych na gruncie RODO – konsekwencje prawne
Omówienie zakresu zastosowania wymagań RODO w poszczególnych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi
rekrutacja, zatrudnienie, dodatkowe świadczenia pracownicze oraz świadczenia socjalne,
zatrudnianie pracowników tymczasowych,
osoby zatrudniane w oparciu o umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło)
Wymagana polityka informacyjna wobec kandydatów do pracy, pracowników, współpracowników i pracowników tymczasowych
zakres klauzuli informacyjnej jaką należy przekazywać zgodnie z RODO osobom, których dane podlegają przetwarzaniu
możliwe sposoby i forma spełnienia obowiązku informacyjnego
opracowanie treści klauzuli obowiązku informacyjnego - ćwiczenie
Realizacja uprawnień przysługujących kandydatom do pracy, pracownikom, współpracownikom oraz pracownikom tymczasowym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych:
prawo dostępu do danych, w tym żądanie kopii danych
prawo do aktualizacji danych
prawo do „bycia zapomnianym” (usunięcie danych)
prawo do ograniczenia przetwarzania danych
prawo do przenoszenia danych
profilowanie danych i związane z tym uprawnienia
Umowy powierzenia danych zawierane z dostawcami usług HR:
agencje doradztwa personalnego, headhunterzy,
podmioty zapewniające obsługę IT na rzecz HR (np. systemy kadrowo -płacowe),
zewnętrzne archiwa,
Przekazywanie danych pracowniczych w ramach Grup Kapitałowych
zasady zgodnego z prawem współdzielenia danych z innymi podmiotami należącymi do tej samej Grupy Kapitałowej (problemy raportowania do line managerów oraz innych komórek zlokalizowanych w odrębnych spółkach z Grupy),
wprowadzanie danych kadrowych do korporacyjnych systemów informatycznych – konsekwencje prawne wynikające z RODO

przekazywanie danych HR do spółek z Grupy zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Prowadzenie rejestru operacji przetwarzania danych w obszarze HR zakres informacji jaki należy uwzględnić w rejestrze, opracowanie rejestru operacji przetwarzania danych - ćwiczenie
Reagowanie na naruszenia ochrony danych w obszarze HR
rodzaje naruszeń ochrony danych w dziale HR – propozycja klasyfikacji w oparciu o przeprowadzoną analizę ryzyka
wymagane zasady postępowania z naruszeniami – weryfikacja wewnętrzna, zgłoszenie informacji o naruszeniu do organu nadzoru, przekazanie informacji o naruszeniu podmiotowi danych

CZĘŚĆ II – NOWE ZASADY PROWADZENIA DOKUMENTACJI KADROWEJ W ŚWIETLE ROZPORZĄDZENIA MRPiPS Z 1 STYCZNIA 2019 ROKU ORAZ RODO

Nowy podział akt osobowych pracownika
Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach pracownika, w tym związanych z ochroną danych osobowych
Nowy zakres danych, jakie pracodawca może zbierać od kandydatów do pracy oraz pracowników
Nowy okres przechowywania dokumentacji kadrowej po 1 stycznia 2019 r. i wpływ tych wymagań na zasadę „czasowości” przetwarzania danych zgodnie z RODO
Prowadzenie dokumentacji kadrowej w formie papierowej a dokumentacja elektroniczna – wymagania wobec systemów kadrowych
wymagania w zakresie stosowanych zabezpieczeń w systemach informatycznych
integralność dokumentów i związane z nimi wymagania w zakresie tworzenia metadanych w systemie
wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – wymagania w zakresie formatów, jakości danych oraz poświadczeń ich zgodności – podpis elektroniczny lub elektroniczna pieczęć
Wymagania prawne związane z bezpieczeństwem przetwarzanych danych kadrowych w oparciu
przeprowadzaną analizę ryzyka
zasady przeprowadzania analizy ryzyka zagrożeń dla przetwarzanych danych w obszarze HR
wymagane środki bezpieczeństwa wobec dokumentacji kadrowej
przygotowanie pracowników działu HR do bezpiecznego przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami RODO

przedstawienie propozycji realizacji wymagań RODO w poszczególnych obszarach HR, takich jak rekrutacja, zatrudnienie, udzielanie świadczeń pozapłacowych i socjalnych, zatrudnianie pracowników tymczasowych, prowadzenie dokumentacji współpracowników etc.

ćwiczenia związane z opracowaniem: klauzul informacyjnych wymaganych na gruncie RODO, rejestru czynności przetwarzania danych w obszarze HR, sposobów odpowiadania na żądania kandydatów do pracy i pracowników, które przysługują im na gruncie RODO

pozyskanie wiedzy dotyczącej nowych zasad prowadzenia dokumentacji kadrowej, w tym za pomocą systemów informatycznych (dokumentacja elektroniczna)

przekazanie informacji o nowych wymaganiach funkcjonalnych dla systemów kadrowych

Jakub Wezgraj

Radca prawny, ekspert w dziedzinie ochrony danych osobowych, partner zarządzający kancelarii „ODOekspert” specjalizującej się w tematyce ochrony danych osobowych. Dotychczas zrealizował ponad 200 projektów audytowych i wdrożeniowych w obszarze ochrony danych osobowych między innymi na rzecz podmiotów z branży ubezpieczeniowej, leasingowej, faktoringowej, bankowej, nowych technologii, energetycznej, przemysłu ciężkiego, medycznej, telekomunikacyjnej, motoryzacyjnej, produkcyjnej oraz administracji publicznej. Pełnił funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji w kilkunastu podmiotach z różnych sektorów rynku. Realizował szkolenia i warsztaty dotyczące ochrony danych osobowych m.in. dla kadry kierowniczej Komisji Nadzoru Finansowego, Agencji Rozwoju Przemysłu S.A., Rządowego Centrum Bezpieczeństwa, KRUS, Zakładu Emerytalno – Rentowego MSW, a także szkolenia zamknięte i otwarte na rzecz polskich i międzynarodowych przedsiębiorstw. W jego szkoleniach dotychczas uczestniczyło ponad 5000 osób. Jest autorem ponad 150 eksperckich warsztatów rozwoju kompetencji Administratorów Bezpieczeństwa Informacji oraz osób zawodowo zajmujących się tematyką ochrony danych osobowych. Autor książki „Zawód – Administrator Bezpieczeństwa Informacji” dostępnej w wersji elektronicznej na stronie internetowej kancelarii (www.odoekspert.pl). Udziela wypowiedzi jako ekspert ds. bezpieczeństwa informacji dla Wiadomości TVP 1, TVN oraz Programu Pierwszego Polskiego Radia. Pełni również rolę eksperta prawnego w zespole Cyberbezpieczeństwa Fundacji im. Kazimierza Pułaskiego, a także eksperta ds. ochrony danych osobowych w Forum Compliance

czytaj więcej